PaperOffice kann durch die KI-basierte Intelligente Ablage "PIA" alle Ihre Dokumente automatisch erkennen, sowie ebenfalls indexieren und kompletten Inhalt auslesen.

Die Erkennung bzw. Ablage kann sowohl automatisch unsichtbar im Hintergrund, als auch mit Hilfe Ihrer zusätzlichen Kontrolle/Prüfung erfolgen.

Um den PIA Erkennungsmodus zu ändern, klicken Sie in Ihrer Oberfläche auf das PIA Symbol in der Navigationsleiste:

Wählen Sie nun einen beliebigen Modus aus, indem Sie eins der vier Modi anklicken. Sie erkennen am Häkchen rechts oben, welcher Modus zurzeit aktiv ist.

PIA Ablagedialog anzeigen : Wählen Sie diesen Modus falls Sie den PIA Dialog bei der Ablage neuer Dokumente angezeigt bekommen haben möchten. Die Dokumente werden dabei durch PIA analysiert, automatisch verschlagwortet und zur Vervollständigung angezeigt. Dabei können Sie alle Angaben prüfen und danach die Dokumente in PaperOffice speichern.
So wird der PIA Dialog sowohl bei eingelernten Dokumenten, als auch neuen, nicht eingelernten, angezeigt.
Der Unterschied besteht nur darin, dass bei eingelernten Dokumenten alle erkannten Eigenschaften des Dokumentes sowie der Ablageort (falls Ablagemaske verbunden wurde) im Vorfeld ausgefüllt und im Dialog angezeigt werden.

PIA Ablagedialog nicht anzeigen : Eingelernte Dokumente werden im Hintergrund abgelegt, PIA wird nur dann angezeigt falls das Dokument nicht erkannt werden konnte.

Manuelle Ablage : Neue Dokumente werden auf dem schnellsten Weg direkt im aktuell markierten Ordner gespeichert. Die Verschlagwortung kann optional später manuell erfolgen.
Zudem kann dieser Modus mit zusätzlichen Aktionen verbunden werden.
Um eine automatisierte Aktion zuzuweisen klicken Sie dafür auf die Auswahlliste „Keine weitere Aktion“ und wählen „Nach dem Speichern bearbeiten“ – so wird das Dokument in den markierten Ordner (bei schnellen Ansichten – Mein Eingang) abgelegt und gleich daraufhin öffnen sich die Dokumenteigenschaften für die Verschlagwortung.

Oder wählen Sie die Option „Nach dem Speichern Aufgabe zuweisen“ – so wird, nachdem das Dokument im aktuell markierten Ordner abgespeichert wurde, die Aufgabenverwaltung geöffnet und Sie können diesem Dokument eine Aufgabe zuweisen.

Immer nachfragen : PIA fragt jedes Mal wie neue Dokumente abgelegt werden sollen. PIA kann sich Ihre Antwort merken und die Einstellung kann jederzeit wieder geändert werden.