Benutzerdefinierte DropMail Einstellungen

Barbara Amsel

Barbara Amsel

PaperOffice Europe
DropMail – Ihre benutzerdefinierte Webseite

Mit DropMail erhalten Sie Ihre persönliche Emailadresse, an welche Sie jederzeit und von überall notwendige Unterlagen zusenden und so automatisiert in PaperOffice ablegen können.
Bitte beachten Sie: DropMail ist das in der Version PaperOffice 2020 integrierte Modul und Bestandteil der PaperOffice Plus Online Services. Um PaperOffice Online Service zu nutzen benötigen Sie aus Kompabilitätsgründen das jeweils aktuellste Release.

Archivieren Sie Dokumente durch einfaches Weiterleiten an Ihre persönliche DropMail Adresse. Egal ob Sie z.B. ein Foto von Ihrem Mobiltelefon weiterleiten oder automatisierte Skripte diese Email Adresse verwenden: alle Email Anlagen werden nach Ihren Vorgaben archiviert.

Bitte beachten Sie: Die Weiterleitung einer Weiterleitung (Beispiel: Sie richten eine Weiterleitung in Ihrem Outlook von einer bestehender Email Adresse ein) ist aus Sicherheitsgründen nicht erlaubt. Direkte Nachrichten werden problemlos an Ihre DropMail Adresse versenden, Weiterleitungen nicht.

DropMail Einstellungen

Geben Sie links vor der Domain Bezeichnung @paperoffice-mail.com Ihre beliebige Emailadresse ein, welche Sie später verwenden möchten. Dabei müssen Sie die Mindestlänge von 10 Zeichen sowie erlaubte Zeichen, wie a-z, 0-9, -, _, beachten. Wie z.B. meinefirma@paperoffice-mail.com

DropMail Namen eingeben

Klicken Sie auf den Knopf daneben mit der Aufschrift „Verfügbarkeit prüfen“, um die Verfügbarkeit dieser Emailadresse zu prüfen.

DropPage Verfügbarkeit prüfen

Falls Sie von Ihnen gewünschte Seite verfügbar ist, so erscheint unten eine grüne Mitteilung „Erfolgreich“ – was bedeutet, dass Sie diese Adresse verwenden können.

DropMail Verfügbarkeit erfolgreich

Für den Fall, dass die Mitteilung „Fehler: DropMail-Emailadresse kann nicht verwendet werden“ angezeigt wird, so kann die von Ihnen eingegebene Adresse nicht verwendet werden. Geben Sie eine andere ein und wiederholen den Vorgang.

DropMail Verfügbarkeit erfolgreich

Zugelassene Absenderadressen

Hinterlegen Sie diejenigen Absenderadressen, welche Sie nicht zulassen möchten. Trennen Sie diese mit einem Leerzeichen. Falls Sie von allen Absendern Emails erhalten möchten, so lassen Sie dieses Feld leer.

DropMail Absender sperren

Passwort im Betreff wird benötigt

Hinterlegen Sie ein Passwort im nächsten Feld, welches im Betreff benötigt wird. So muss der Absender dieses Passwort mit der Email an die DropMail Adresse absenden damit Sie es erhalten können.

Zugelassene Dateiformate

Legen Sie hier fest, welche Dateiformate Sie zulassen möchten. So können Sie „Alle von PaperOffice unterstützte Dateiformate“, oder folgende Kombinationen, wie nur „PDF“, „PDF, TIF, JPG, PNG“, oder „PDF, TIF, JPG, PNG, TXT, DOC, DOCX, XLS, XLSX“ zulassen.

Maximale Dateigrösse

Wählen Sie hier die zulässige maximale Dateigrösse für die Uploads.

Bevor Sie Ihre Angaben speichern und den Testlauf der soeben hinterlegten DropMail Adresse durchführen ist es wichtig, dass Sie die Ablagemaske als nächsten Schritt für diese Adresse festlegen.

Ablagemaske: PaperOffice Intelligente Ablage (PIA)

Das in PaperOffice integrierte Modul PIA hilft Ihnen bei den automatisierten Verarbeitungen Ihrer Dateien. So können Sie als nächsten Schritt die Ablagemethode für Ihre DropMail Adresse festlegen:

- Ablagedialog anzeigen: Neue Dokumente werden durch PIA analysiert, automatisch verschlagwortet und zur Vervollständigung angezeigt.

Pia Ablagedialog anzeigen und nur wenn unbekannt

- Nur wenn unbekannt: Wie „Ablagedialog anzeigen“, jedoch wird Ihnen der PIA Ablagedialog nur dann angezeigt falls das Dokument nicht erkannt werden konnte.

- Nie anzeigen: PIA wird im Hintergrund gestartet, legt alle Dokumente automatisch im Hintergrund ab und wird nur bei Fehlern angezeigt. Aktivieren Sie das Optionsfeld falls Sie eine bestimmte Ablagemaske für Ihre DropMail verwenden möchten und wählen als nächsten Schritt die notwendige Ablagemaske in der Liste aus.

Pia Ablagedialog nicht angezeigt

- Abgeschaltet und für Massenimport optimiert: PIA wird nicht verwendet und neue Dokumente werden ohne Analyse direkt in den Zielordner abgelegt. Aktivieren Sie das Optionsfeld und wählen als nächsten Schritt einen bestimmten Ordner für die Ablage aus, indem Sie auf den Knopf „Aus Ordnerliste wählen“ klicken.
Selektieren Sie nun direkt in dem Ordnerbaum den Ordner und klicken auf diesen mit der linken Maustaste.

Pia Abgeschaltet und für Massenimport optimiert

Workflow zuweisen: Sie können zusätzlich zum Standardordner aus dem vorherigen Schritt auch einen Workflow zuweisen. So wird dieser Workflow automatisch aktiviert sobald das Dokument in den Ordner abgelegt wird. Diese Zuweisung ist optional.

Status zuweisen: Status zuweisen: Aktivieren Sie diese Option falls Sie automatisiert einen Dokumenttyp zuweisen möchten, indem Sie diesen in der Auswahlliste auswählen. Der Status kann nur dann zugewiesen werden, falls Sie kein Workflow im vorherigen Schritt ausgewählt haben oder der von Ihnen selektierte Workflow keine automatische Aktion, wie die Zuweisung eines Dokumentstatuses beinhaltet. Diese Zuweisung ist optional.

Dokumenttyp zuweisen: Aktivieren Sie diese Option falls Sie automatisiert einen Dokumenttyp zuweisen möchten, indem Sie diesen in der Auswahlliste auswählen.

Bezeichnung für die Überwachung eingeben

Geben Sie nun die Bezeichnung für die DropMail Überwachung ein. Die Bezeichnung wird Ihnen in der vorherigen Tabelle bei der Auflistung aller Ihrer vorhandenen intelligenten Überwachungen angezeigt.

Bezeichnung der DropMail Seite

DropMail Verbindung testen

Scrollen Sie erneut hoch bis Sie auf den Knopf mit der Aufschrift „DropMail Verbindung testen: Erste verfügbare Email abrufen, Anhänge verarbeiten und löschen“ treffen. Klicken Sie auf diesen und speichern Ihre Seite in der nächsten Aufforderung.

DropMail Adresse aktivieren

Ihre DropMail Adresse ist solange nicht aktiv und kann nicht genutzt werden bis Sie ein Häkchen unter der Bezeichnung „Überwachung aktiviert“ setzen. Setzen Sie das Häkchen mit der linken Maustaste. Falls Sie Ihre DropMail Adresse später deaktivieren bzw. auf inaktiv setzen möchten, so entfernen Sie das Häkchen.

Hiermit sind Ihre Einstellungen für Ihre benutzerdefinierte Adresse abgeschlossen. Sie müssen diese Adresse noch hinzufügen, indem Sie auf „Hinzufügen“ klicken.

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