Wie kann ich Ordner hinzufügen oder Ordnereigenschaften bearbeiten? Was bedeutet das Kontext Menu der Ordnerliste?

Daniel Kruger

Daniel Kruger

PaperOffice Europe

Das Kontext Menu der Ordnerliste wird für FolderCrypt und FolderMount unterschiedlich dargestellt. Die Unterschiede v

Meine schnelle Ansichten, Mein Eingang und FolderCrypt

Sie können die Ordnerstruktur von FolderCrypt frei bearbeiten und so flexibel auf Ihre Bedürfnisse anpassen, dabei muss kein externes Bearbeitungsfenster geöffnet werden. Ausnahme dabei sind die vordefinierten Ordner bzw. Ansichten, wie „Meine schnelle Ansichten“, „Mein Eingang“, „Meine PaperOffice-Dokumente“, „Gemeinsamer Eingang“ und „Gemeinsame PaperOffice-Dokumente“. Diese Ordner bzw. Ansichten können von Ihnen nicht bearbeitet (umbenannt) werden sowie das Symbol kann ebenfalls nicht geändert werden.

Kontext Menu „Mein Eingang“ und „Meine PaperOffice-Dokumente“, „Gemeinsamer Eingang“ und „Gemeinsame PaperOffice-Dokumente

Durch Klick mit der rechten Maustaste auf „Mein Eingang“ usw. öffnen Sie das KontextMenu für die standardmäßig vorhandenen Ordner. Diese können von Ihnen nicht entfernt werden, dabei können von Ihnen folgende Aktionen durchgeführt werden:

„Neuen Unterordner erstellen“. Durch den Links-Klick mit der linken Maustaste auf den Eintrag können Sie einen neuen Unterordner unter dem entsprechenden Hauptordner (bzw. „Mein Eingang“ und „Meine PaperOffice-Dokumente“, „Gemeinsamer Eingang“ und „Gemeinsame PaperOffice-Dokumente) erstellen sowie weitere Eigenschaften für Ihren neuen Unterordner festlegen.
Geben Sie zuerst den Namen für Ihren neuen Ordner ein und legen ggfls. eine Beschreibung bzw. Bemerkung fest, welche unter der Ordnerbezeichnung dargestellt wird. Diese Beschreibung erscheint ebenfalls, wenn Sie mit der Maus über den vorhandenen Ordner im Ordnerbaum drüberfahren.

Automatische Kontaktverknüpfung: Hinterlegen Sie optional eine automatische Kontaktverknüpfung. So können Sie durch Klick mit der linken Maustaste in das Feld mit der Bezeichnung „Wählen Sie einen oder mehrere Kontakte“ einen oder mehrere Kontakte aus Ihrer Kontaktverwaltung auswählen und somit automatisch mit dem Ordner verbinden.

Freigabestufe: Legen Sie hier fest, wer auf den Ordner zugreifen darf. Benutzer unterhalb der Freigabestufe bekommen diesen Ordner niemals angezeigt, auch nicht in Filter- oder Suchergebnissen. Neu hinzugefügte Dokumente und Unterordner werden automatisch mit dieser Freigabestufe versehen. Die Benutzereinstellungen werden dafür in einem separaten Topic beschrieben. Für die übersichtliche Darstellung wer von den Benutzern Zugriff hat und wer nicht, werden Ihnen zwei Tabellen mit den Aufschriften „Benutzer mit Zugriff“ und „Benutzer ohne Zugriff“ angegeben. So können Sie durch die Freigabestufen-Auswahl live einsehen, wer Zugriff erhält.

Um Ordner gezielt für Benutzer/Benutzergruppen zu sperren, nutzen Sie FolderLock, unter Einstellungen -> Benutzergruppen.

Kontext Menu Ordner Kontaktverknüpfung

„Alle Unterordner von A-Z sortieren“. Links-Klick auf den Eintrag sortiert alle nachfolgenden Unterordner nach A-Z.

„Importassistenten für diesen Ordner starten“. Links-Klick auf den Eintrag öffnet den Importassistenten, wo Sie weitere Optionen festlegen können, welche in einem separaten Topic beschrieben werden.

„Automatisierung und Überwachungen“. Links-Klick auf den Eintrag öffnet den Bereich der Automatisierungen und Überwachungen, wo Sie verschiedene Überwachungen, wie DropPage, DropMail, POP3 Email oder Verzeichnisüberwachung, hinzufügen können. Diesen Bereich können Sie ebenfalls aufrufen, indem Sie auf „Einstelllungen“ klicken und danach „Automatisierung und Überwachungen“. Wie Sie diese hinzufügen können wird in einem separaten Topic beschrieben.

„Exportieren“. Diese Funktion ermöglicht Ihnen jederzeit Ihre Dokumente und Ordner raus aus PaperOffice zu exportieren, so haben Sie immer das sichere Gefühl sowie die Kontrolle über alle Ihre Dokumente. Links-Klick auf den Eintrag öffnet weiterführende Optionen.

Kontaktinformationen hinterlegen

1. So können Sie aus dem aktuell ausgewähltem Hauptordner alle Dokumente als nur „PDF Format“ oder „Original-Format“ exportieren lassen.
2. Oder aus dem aktuell ausgewähltem Hauptordner sowie aller Unterordner:
- Alle Dokumente im PDF Format - Alle Dokumente im Original-Format - Alle Unterordner in das Windows-Dateisystem - Alle Dokumente und Unterordner (PDF Format). Exportiert alle Dokumente im PDF-Format und Unterordner in das Windows-Dateisystem. - Alle Dokumente und Unterordner (Original-Format). Exportiert alle Dokumente im Original-Format und Unterordner in das Windows-Dateisystem.

„Ordnerstruktur neu einlesen“. Links-Klick auf den entsprechenden Eintrag aktualisiert die komplette Ordnerliste.

Kontext Menu aller anderen Ordner aus dem FolderCrypt Bereich

Das Kontext Menu aller anderen Ordner aus dem FolderCrypt Bereich wird übersichtlich dargestellt und bietet folgende Funktionen, zusätzlich zu den bereits oben beschriebenen an:

Ordnereigenschaften: In diesem Bereich können Sie die bereits von Ihnen hinterlegten Ordnereigenschaften des aktuell ausgewählten Ordners ändern.

Ordnerfarbe: Wählen Sie eine Farbe für Ihren Ordner aus. So wird diese Farbe rechts neben dem Symbol in der Ordnerliste angezeigt.

Ordnersymbol: Versehen Sie einzelne Ordner mit farbigen Symbolen für einen besseren Überblick oder individuelle Thematik. So wird das von Ihnen ausgewählte Symbol das standardmäßig vorhandene ersetzen.

Für alle weiteren Einträge gelten dieselben Funktionen, wie bereits oben beschrieben.

FolderMount

Die PaperOffice Ordnerstruktur unterstützt einen Hybridmodus, welcher das Beste aus beiden Welten vereint – Datenspeicherung in der PaperOffice SQL Datenbank sowie Datenspeicherung im Windows Dateisystem durch virtuell eingebundene Windows Ordner. So wird auch das Kontext Menu für beide Ordnerstrukturen unterschiedlich angezeigt und hat verschiedene Funktionen.

So können neue Ordner und Unterordner problemlos in beide Ordnerstrukturen hinzugefügt werden, dies gilt sowohl für "Meine PaperOffice Dokumente", als auch für "Meine Windows Dokumente". Ordner und Unterordner, welche unter "Meine Windows Dokumente" hinzugefügt wurden, werden ebenfalls in Ihrem Dateisystem automatisch hinzugefügt.

Bevor Sie einen Ordner nach FolderMount einbinden, lesen Sie bitte unsere technischen Voraussetzungen.

Neuen Ordner einbinden

Neuen Windows-Ordner in PaperOffice einbinden: Links-Klick auf den Eintrag öffnet ein neues Fenster. Wählen Sie nun im oberen Bereich einen Pfad zum Windows-Ordner, in welchen die Original-Dokumente unverschlüsselt gespeichert werden.

Hinterlegen Sie ebenfalls die Ordnereigenschaften, scrollen nach unten und klicken auf „Neuen Ordner hinzufügen“.

Um den eingebundenen Ordner zu trennen, klicken Sie auf "Windows-Ordner von PaperOffice trennen".

Falls Sie den eiingebundenen Ordner im Windows Explorer angezeigt bekommen möchten, so wählen Sie den Eintrag "Ordner im WIndows Explorer öffnen".

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