Wie kann ich mein Dokument bearbeiten, weiterleiten oder öffnen? Was bedeutet das Kontext Menu der Dokumentliste?

Katherine Sadowski

Katherine Sadowski

PaperOffice Europe

Alle Dokumentenaktionen sind mit simplem rechten Mausklick durch das Kontext Menu erreichbar.

Kontext Menu Dokumentliste

Das Kontext Menu des jeweiligen Dokumentes lässt sich auch aufrufen, indem Sie den entsprechenden Knopf in der Dokumentliste anklicken.

Knopf Dokument Kontext Menu Dokument

Virtuelle Ordnerverknüpfung: Klick auf den Eintrag ermöglicht die virtuelle Anzeige des Dokumentes im anderen Ordner. Sie können das Dokument/die Dokumente virtuell in unterschiedlichen Ordnern anzeigen lassen, ohne das Originaldokument duplizieren zu müssen.

Quelldatei öffnen: Öffnet das Quelldokument, dabei können Sie im nächsten Schritt entscheiden mit welchem Programm Sie das Dokument öffnen möchten.

Quelldatei bearbeiten: Links-Klick checkt die Datei für Bearbeitung aus und fragt Sie nach dem Bearbeitungsprogramm. Nachdem die Datei bearbeitet wurde muss die Datei wieder eingecheckt werden.

Quelldatei exportieren: Exportiert die aktuelle Version des Dokumentes im Ursprungsformat, welche Sie im ausgewähltem Laufwerk als nächsten Schritt speichern können.

Dokument mit WorkBench bearbeiten: WorkBench ermöglicht die direkte Bearbeitung von Dokumenten, welche bereits in PaperOffice gespeichert wurden oder im elektronischen Format vorhanden sind. So können Sie z.B. die Reihenfolge von Dokumentseiten ändern, mehrere Dokumente miteinander verbinden, aus den Einzelseiten bestehender Dokumente neue Dokumente erstellen, mit Hilfe von verschiedenen Bearbeitungswerkzeugen wie z.B. Paint Seiteninhalte radieren oder schwärzen.
Das bearbeitete Dokument lässt sich anschliessend in sekundenschnelle als neues Dokument speichern, drucken, mailen oder als PDF exportieren. Hierbei wird das Ursprungsdokument bearbeitet und nach dem Speichern dieses versioniert.

WorkBench Bearbeitungstool

Dokumentkopie zu WorkBench hinzufügen: Erstellt eine Kopie das aktuell ausgewählten Dokumentes in WorkBench. Der Unterschied zu der vorher beschriebenen Funktion liegt darin, dass das Ursprungsdokument nicht bearbeitet wird. Ist empfehlenswert, wenn Sie ein neues Dokument auf Basis eines bestehendes Dokumentes erstellen möchten.

Texterkennung kopieren: Kopiert den erkannten Text in die Windows Zwischenablage.

Texterkennung neu erstellen: Löscht die vorhandene Texterkennung des aktuell ausgewählten Dokumentes und erstellt eine neue Texterkennung.

Zu Favoriten hinzufügen: Fügt das aktuell ausgewählte Dokument in Ihre Favoritenliste hinzu. Die Favoriten des Benutzers werden in der Ordner-Ansicht links oben angezeigt. Dabei wird eine "Kopie" des ausgewählten Dokumentes in den Favoriten Ordner gelegt, das Original des hinzugefügten Dokumentes bleibt im bestehenden PaperOffice Ordner.

Zu Merkliste hinzufügen: Fügt das aktuell ausgewählte Dokument in Ihre Merkliste hinzu. Die Merkliste des Benutzers wird in der Ordner-Ansicht links oben angezeigt. Dabei wird eine "Kopie" des ausgewählten Dokumentes in den Merkliste-Ordner gelegt, das Original des hinzugefügten Dokumentes bleibt im bestehenden PaperOffice Ordner.

Mit einem Kontakt verbinden: Öffnet im nächsten Schritt die Kontaktverwaltung, in welcher Sie den Kontakt auswählen und somit das Dokument mit diesem Kontakt verbinden können.

Von einem Kontakt trennen: Falls Ihr Dokument bereits mit einem Kontakt verbunden wurde, so können Sie im nächsten Schritt das Dokument von diesem Kontakt trennen.

Im Speicherordner anzeigen: Selektiert im nächsten Schritt den Ordner (links) und lädt in die Dokumentliste alle Dokumente, die der Ordner beinhaltet. Diese Option ist nur dann sichtbar, wenn Sie sich in Ihren schnellen Ansichten, wie "Zuletzt hinzugefügte" oder "Alle verfügbaren Dokumente" befinden.

Dokumenteigenschaften: Öffnet die Eigenschaften des aktuell ausgewählten Dokumentes, wo Sie zusätzlich ein Wiedervorlagedatum, Schlüsselwörter, Workflows, benutzerdefinierte Felder und andere Merkmale zum Dokument hinzufügen können.

Endgültig löschen: Löscht das aktuell ausgewählte Dokument endgültig aus Ihrer Datenbank. Bitte beachten Sie, dass das Dokument sowie alle damit verbundenen Daten unwiderruflich gelöscht werden und der Vorgang nicht rückgangig gemacht werden kann.

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