Wie ist die PaperOffice Oberfläche aufgebaut?

Steve Goldman
Steve Goldman

Erstellt: 12.01.2018 1:28 - Aktualisiert : 28.05.2020 8:54

Die PaperOffice Benutzeroberfläche ist übersichtlich aufgebaut und umfasst 7 Bereiche.

PaperOffice Oberfläche 7 Bereiche

Der erste Bereich umfasst die

Ansichtsoptionen (Ordnerliste)

Standardmäßig startet PaperOffice mit der Ansicht nach Ordner und diese ist unterteilt in:
Erste: „Meine schnelle Ansichten“. Der Bereich „Meine schnelle Ansichten“ wird von PaperOffice automatisch und intelligent generiert damit Sie einen schnellen Zugriff auf häufig benötigte Dokumente erhalten. Zudem können Sie Dokumente als Favorit kennzeichnen oder auf Merkliste setzen, falls Sie diese jederzeit schnell aufrufbar benötigen.
Die PaperOffice Oberfläche startet immer mit Ihren „Zuletzt hinzugefügten“ Dokumenten.

Zweite: „Meine PaperOffice Dokumente“ und „Meine Windows Dokumente“.
Die PaperOffice Ordnerstruktur unterstützt einen Hybridmodus, welcher das Beste aus beiden Welten vereint – Datenspeicherung in der PaperOffice SQL Datenbank sowie Datenspeicherung im Windows Dateisystem durch virtuell eingebundene Windows Ordner.

Die genauen Unterschiede zu dem Hybridmodus in der Ordnerliste werden in weiteren Topics beschrieben.

„Gemeinsame PaperOffice - Dokumente“ und „Gemeinsame Windows Dokumente“ sind nur dann relevant, insofern Sie im Netzwerk arbeiten.

Alle Ordner, welche unter „Meine PaperOffice Dokumente“ abgespeichert und unter „Meine Windows Dokumente“ virtuell eingebunden werden, sind im Netzwerk nicht sichtbar.

Und alle Ordner, die in „Gemeinsame PaperOffice-Dokumente“ abgespeichert und in „Gemeinsame Windows Dokumente“ virtuell eingebunden werden, sind dementsprechend im Netzwerk sichtbar.

Sie können Ordner einfach per Drag&Drop innerhalb der einzelnen Modi verschieben, um diese zu organisieren.

Jedem Ordner können darüber hinaus individuelle Freigabestufen für bestimmte Benutzer zugewiesen werden, wenn der Ordner im Netzwerk verfügbar, aber nicht für jeden sichtbar sein soll.

Die Symbole links neben den Ordnern dienen zur schnellen Navigation.

Symbolleiste neben den Ordnern

Klicken Sie mit der linken Maustaste einfach auf das entsprechende Symbol, wie z.B. „Mein Eingang“, „Meine PaperOffice Dokumente“ oder „Gemeinsamer Eingang“ und die Ordnerliste scrollt zu diesem Hauptordner.
Das Symbol ganz oben aktualisiert die Ordnerliste – liest alle Ordner neu ein und aktualisiert die Ordneransicht.

KontextMenu der Ordner

Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Ordner, um das KontextMenu für den ausgewählten Ordner zu öffnen.

PaperOffice Oberfläche 7 Bereiche

Hier können Sie die Ordnereigenschaften bearbeiten sowie Bemerkungen und Kommentare zum Ordner hinterlegen, das Ordnersymbol ändern oder eine Ordnerfarbe hinzufügen sowie alle Dokumente, die sich in diesem Ordner befinden aus PaperOffice heraus exportieren können.
Erneuter Klick mit der rechten Maustaste oder ein einfacher Klick auf das „X“ Symbol schliesst das KontextMenu.

Ansichtsoptionen/Anzeige Möglichkeiten

PaperOffice unterstützt verschiedene Ansichtsoptionen.
Insgesamt umfasst dieser Bereich 5 verschiedene Anzeige-Möglichkeiten.

Symbolleiste neben den Ordnern

Die Ansicht, welche standardmäßig auf die „Anzeige nach Ordner“ eingestellt ist, kann ebenfalls nach Status, Schlüsselwörter, Dokumenttyp und Kontakte umgestellt werden. So werden z.B. alle Dokumente entsprechend den Status-Einträgen aufgelistet.

Klicken Sie dafür unten auf das entsprechende Symbol und wechseln damit die Ansicht.


Dokumentliste

In der Dokumentliste die im 2 Bereich angezeigt wird, werden die Dokumente aufgelistet, die in dem aktuell markierten Ordner gespeichert wurden.

Der Dokumenteintrag in der Dokumentliste umfasst bereits alle möglichen Informationen rund um das Dokument.

Um dem Dokument eine Notiz hinzuzufügen, klicken Sie mit der linken Maustaste auf die Dokumenten Vorschau und ziehen den Bereich auf, für welchen Sie eine Notiz hinterlegen möchten.

Genaue Anleitung dazu finden Sie in einem separaten Topic.

So sehen Sie anhand der grün hinterlegten Kennzeichnung neben dem entsprechenden Symbol, dass ein Dokument eine Notiz beinhaltet.

So werden hinzugefügte Notizen, Aufgaben oder Kontakte bereits in der Dokumentliste farblich gekennzeichnet.

Symbolleiste neben den Ordnern

Da Dokumente zum eigentlichen Speicherordner auch virtuell in beliebig vielen anderen Ordnern zusätzlich angezeigt werden können, ohne dass Duplikate erstellt werden, so erkennen Sie an diesem Symbol falls dieses Dokument über virtuelle Ordnerverknüpfungen verfügt.

Die Miniaturansicht der 1 Dokumentseite hilft auf den ersten Blick zu erkennen, um welches Dokument es sich handelt.

Sie können die Eigenschaften des ausgewählten Dokumentes einsehen oder bearbeiten, indem Sie auf das entsprechende Symbol mit der linken Maustaste klicken.

Dokumenteigenschaften Knopf

Oder rufen Sie das gesamte Kontext Menu des Dokumentes auf, indem Sie mit der linken Maustaste auf das entsprechende Symbol klicken und wählen danach beliebigen Eintrag, wie zum Beispiel „Dokumenteigenschaften“ aus.

Tabs mit verschiedenen Bereichen, die die Eigenschaften des Dokuments darstellen, werden angezeigt und können von Ihnen ausgewählt werden.

Genaue Anleitung dazu finden Sie in einem separaten Topic.

Welche Einstellungen unter Dokumenteigenschaften Sie vornehmen können und was die verschiedenen Reiter bedeuten sowie welche Belegdaten bereits durch die integrierte KI erkannt, ausgelesen und automatisch hinterlegt werden in einem separaten Beitrag im HelpDesk ausführlich beschrieben. Sie erhalten immer eine explizite Anleitung in unserem HelpDesk, indem Sie das „Fragezeichen Symbol“ anklicken.
Schliessen Sie das Eigenschaften Fenster, indem Sie auf „X“ klicken.


Dokumentvorschau

Im 3 Bereich – der Dokumentvorschau werden alle Dokumentseiten des Dokumentes in der Vorschauansicht dargestellt. Dabei können Sie zwischen den einzelnen Seiten schalten, indem Sie diese mit der linken Maustaste anklicken.

Die Symbole im Bereich 3, welche sich rechts von der Dokumentvorschau befinden, geben Ihnen Zugriff auf weiterführende Optionen des aktuellen Dokumentes oder bzw. der ausgewählten Dokumentseite.

Symbolleiste neben den Ordnern

Ob Dokumentvorschau um 180Grad drehen, mit Outlook versenden, drucken, im PDF Format öffnen, der erkannte Text der Dokumentseite, mit dem Dokument verbundene Kontakte, Notizen und Aufgaben auf dem Dokument sowie Versionen - hier werden die wichtigsten Dokumentenelemente auf einen Blick angezeigt und können mit Klick auf das entsprechende Element bearbeitet werden.


Menu Leiste / Menu Punkte

Im 4 Bereich können Sie über die Leiste verschiedene Menu Punkte aufrufen. Hinter den einzeln aufrufbaren Hauptpunkten verstecken sich weiterführende Funktionen, die Sie bei Ihrer täglichen Arbeit mit PaperOffice nutzen werden.

1. So können Sie über den ersten Knopf eine weiterführende Modulauswahl anzeigen lassen. So können Sie das aktuell ausgewählte Dokument mit dem Bearbeitungstool WorkBench bearbeiten sowie allgemeine Notizen und Aufgaben, Passwörter Manager PasswordSafe, Kalenderansicht, Kontakte und Datensicherung aufrufen.

Menu Punkte Module

2. Über den „Hinzufügen“ Knopf, welcher mit ein „Plus“ Zeichen gekennzeichnet wird, können Sie eine Dokumentkopie des aktuell ausgewählten Dokumentes zu WorkBench hinzufügen und bearbeiten, über Ihren Scanner „Papierdokumente“ hinzufügen, über den Druckbefehl und den integrierten virtuellen Drucker PrinterConnect Ihre Dokumente einfach in PaperOffice virtuell ausdrucken. Ihre Dateien über Drag&Drop hinzufügen, Bildschirmfotos mit Hilfe von ScanConnect aufnehmen, Webseiten archivieren und Ordnerüberwachungen einrichten.

Menu Punkte Einfügen

3. Hinter dem nächsten Symbol verstecken sich verschiedene Ablagemodi.

Denn PaperOffice kann durch die KI-basierte Intelligente Ablage all Ihre Dokumente automatisch erkennen, sowie ebenfalls indexieren, kompletten Inhalt auslesen und dann vollautomatisch in den richtigen Zielordner ablegen.

PIA Modi

Für die intelligente Ablage sorgt die in PaperOffice integrierte KI „PIA“- „PaperOffice intelligente Ablage “.
Wie Sie Dokumente einlernen und Ablagemasken zuweisen, wird Ihnen in einem separaten HelpDesk Eintrag erklärt.

Briefing

PaperOffice startet die Oberfläche immer mit Ihrem personalisierten täglichen Briefing. Hier können Sie sehen, ob für heute oder kommende 14 Tage Dokumente und Aufgaben auf Wiedervorlage, Fälligkeit oder Erledigung gelegt wurden, um Sie daran zu erinnern.

Persönliches Briefing

Hieraus können Sie ebenfalls weitere Funktionen erreichen, wie z.B. Hilfe und Support sowie Schnelleinrichtungen oder uns einfach Ihre Meinung zu PaperOffice äussern, indem Sie uns Ihr lächeln oder ein Stirnrunzeln senden. Wir schätzen Ihre Meinung sehr und freuen uns immer auf Ihr Feedback.


Suchleiste

Im 5 Bereich befindet sich die innovative und intelligente PaperOffice Suchleiste.

Schnelle Suche

Es werden automatisch alle in PaperOffice gespeicherten Informationen durchsucht wie z.B. Dokumentname, darin enthaltener Text, hinterlegte Belegdaten oder Informationen aus benutzerdefinierten Feldern, Ordner- Bezeichnung sowie Bemerkungen zu dem Dokument.

Zudem haben Sie jederzeit klare Übersicht über die zuletzt hinzugefügten Dokumente und Ordner, klicken Sie dafür einfach in die Suchleiste – die Übersicht wird automatisch angezeigt.

Für die Aktivierung der Suche geben Sie einfach den Suchbegriff in die Suchleiste ein – PaperOffice führt eine sofortige live Suche durch.

Genaue Anleitung dazu, wie die Schnellsuche oder die erweiterte Suche mit Filtereinstellungen funktionieren, wird in einem separaten HelpDesk Eintrag beschrieben oder in einem Video Beitrag.


Benutzerverwaltung und Einstellungen

Der 6 Bereich umfasst die Benutzerverwaltung und Einstellungen.

Einstellungen und Dokumentvorlagen

PaperOffice verfügt über eine integrierte Datensicherung und automatisierte Datenwiederherstellungsfunktion um auch nach einem totalen Computerabsturz alle Daten innerhalb kürzester Zeit wiederherzustellen, das bedeutet 100% Sicherheit.

Wie Sie Datensicherungen durchführen oder Benutzerinformationen verwalten oder Dokumentvorlagen sowie Ablagemasken verwalten wird jeweils in separaten Topics erklärt.


Systembenachrichtigungen

Der 7 Bereich umfasst Systembenachrichtigungen.

Unter dem ersten oberen Symbol werden alle Dokumente aufgelistet, die sich momentan in Bearbeitung befinden. Weitere Informationen finden Sie unter diesem Beitrag.

Systemsymbole

Unter dem zweiten Symbol werden Dokumente in Verarbeitung dargestellt. So sehen Sie, was genau in diesem Moment ausgeführt wird diesem Beitrag.

Unter dem dritten Symbol, der Benachrichtigungen wird alles aufgelistet, falls Sie in diesem Moment eine wichtige Benachrichtigung verpasst haben. So sehen Sie auf einen Blick, ob und wann die Texterkennung und die Vorschaubilderstellung durchgeführt wurden. Weitere Informationen finden Sie unter diesem Beitrag.

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